上海工程技术大学行政印章、介绍信管理和使用办法
沪工程办〔2019〕15号
第一章 总则
第一条 为规范学校行政印章管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发﹝1999﹞25号）等有关文件精神，结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所指的行政印章包括：
（一）法定名称章，指“上海工程技术大学”印章（以下简称“学校公章”）、“上海工程技术大学”钢印（以下简称“学校钢印”）、“上海工程技术大学”电子公章；
（二）校领导签名章；
（三）冠以法定名称的业务专用章（以下简称“业务专用章”）；
（四）行政处室公章，院、部、所、中心等公章（以下简称“部门公章”）；
（五）其它经学校许可使用的行政印章。
第三条 校长办公室是学校各类行政印章的综合管理部门，统一审核和监督各类行政印章的刻制和使用。
第二章 印章的式样
第四条 学校公章为圆形，中间刊五角星，五角星上部自左而右环行字样为“上海工程技术大学”。学校钢印为圆形，中间刊五角星，上部自左而右环形字样为“上海工程技术大学”。
第五条 校领导签名章的字样为在任校领导的姓名，字体为校领导本人的手写体。
第六条 业务专用章为圆形，中间刊五角星，五角星上部自左而右环行字样为“上海工程技术大学”，五角星下部自左而右横刊印章名称，字样为“XXX专用章”。
第七条 部门公章为圆形，中间刊五角星，五角星上部自左而右环行字样为“上海工程技术大学”，五角星下部自左而右横刊单位或部门名称。
第八条 印章所刊汉字，除本规定另有规定外，一般使用国务院公布的简化字，字体为宋体。
第九条 印章的尺寸和材质依据国务院《关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发〔1999〕25号）及其他相关规定执行。
第三章 印章的使用范围
第十条 学校公章代表上海工程技术大学，在以学校名义开展的事项上使用。学校钢印主要用于学校颁发的各类证件和证书的照片压印，不能独立使用。
第十一条 校领导签名章在校领导以学校职务身份签署的事项上使用。
第十二条 业务专用章对外具有代表学校的效力，在学校以法人身份参与的、与印章名称相适应的业务中使用。
第十三条 部门公章代表隶属学校的教学、科研单位或行政部门，主要用于校内一般工作联系。未经学校授权，不得对外签署合同或协议。
第十四条 其它经学校许可使用的印章，在许可使用时应明确印章的使用范围。
第四章印章的使用和管理
第十五条 各部门行政负责人对本部门印章或被授权管理的印章负首要责任。
第十六条 非实体的单位或部门不刻制公章，已刻制的公章应清理和缴销。若工作需要，可使用所属（挂靠）单位的印章。
第十七条 印章使用申请采取办公系统申请为主，纸质申请为辅的运行形式，申请人应按相应形式的程序要求，清楚填写用印日期、种类、事由、数量等信息。
第十八条 校印使用审批根据申请形式相应采取审批人登录办公系统审批或书面签字审批的形式，审批人应审查用印材料的合规性、完整性和准确性，并承担相应的审批责任。
第十九条 学校公章、钢印、校领导签名章，应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁经办谁首责，谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：
1.一般程序，用印申请人提交申请，所在单位、业务主管的职能处室分别审批，并报分管校领导审批同意后用印。其中，分管校领导认为应提交学校主要负责人审批的，应经主要学校负责人审批同意后用印。
2.例行事项，由业务归口的职能处室提交申请，部门负责人审批同意后（如涉及经费的应经财务处会签）用印。该程序适用于业务归口的职能处室日常工作中长期存在、需大量使用校级印章的事项。该事项由业务归口部门提交《行政部门常规工作用印审批授权项目清单》（附件），经分管校领导审议同意后提交校长办公会审定授权、校长办公室备案，方可用印；授权清单每年更新。
3.重大事项，包括但不限于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金使用等事项由申请部门报相关议事决策机构审议、学校主要负责人审批后方可用印。
4.合同协议，包括但不限于合同、协议、委托书、授权书等文本（学校合同管理规定的范围）由申请部门提交业务归口部门审核并经相关部门（学校法务办）出具意见后经学校法定代表人授权后由分管校领导审批用印。
5.学校公文，按照公文管理相关规定报学校领导签批后用印。
6.其他未获授权的材料用印按照一般程序执行。
在紧急情况下，如果主管校领导无法签署用印审批意见，但不及时用印将会延误事项或产生不利的后果，在完成主管部门审批的前提下可以报校长办公室主任临时签批用印，事后补齐所有审批手续；
第二十条 部门公章经部门负责人签批后用印。
第二十一条 印章的使用要坚持安全规范的原则，并遵守下列规定：
1.严格按照印章的使用范围、使用程序用章；
2.印章管理部门，应制定和完善相应的用章管理制度。印章的存放地点要求安全保险，由专人进行保管和使用，不得携带印章离开办公地点；
3.严禁在空白的介绍信、证件、奖状、证书以及纸张上用印。
第二十二条 学校行政印章的保管人员应忠于职守，用印时应仔细阅读用印内容，核实用印数量，检查留存材料是否齐全。用印要规范，印迹端正、清晰、美观。
第二十三条 违反学校规定使用印章的，根据事件严重程度追究部门责任人的相应责任。
第五章印章的刻制和缴销
第二十四条 新印章的刻制由校长办公室归口管理，任何单位、部门和个人不得擅自刻制。
第二十五条 新刻制印章须以部门报告形式向学校提出申请，说明新公章的使用范围、责任人、保管人等内容，经校长办公室初审后报请该部门分管校领导审批，获批后由校长办公室统一向学校所在地的公安分局提交刻制手续，刻印部门凭上海工程技术大学机构成立文件原件及介绍信到公安部门指定刻字社办理刻制业务。
第二十六条 印章刻制完成后，刻印部门持新印章到校长办公室留存印模，并由校长办公室发文启用。因印章磨损更换印章的不再发启用通知。
第二十七条 已经使用的印章，如因机构变动、印章磨损或其它原因停止使用时，应将原印章缴回校长办公室，由学校封存或销毁。
第六章 学校介绍信的管理和使用
第二十八条 学校介绍信由校长办公室负责保管，各部门可到校长办公室领取介绍信，由校长办公室作备案登记。各部门介绍信使用完毕后凭原介绍信存根到校长办公室换领新的介绍信。如部门撤消后应将介绍信交至校长办公室封存。
第二十九条 各部门介绍信应有专人负责保管，未经本部门负责人批准，不得随意委托他人代管，不能随意放置。
第三十条 介绍信开具遵循分层分职原则，一般不用上级或其他机关的介绍信代替。如确需学校出具介绍信时，应先由当事人所在部门出具证明，再由当事人到校长办公室办理换取手续，不得委托他人代办。
第三十一条 开具介绍信时，须注明当事人姓名和办理事宜。任何部门和个人不得办理空白介绍信。
第七章 附则
第三十二条 本办法由校长办公室负责解释。
第三十三条 本办法自2019年9月25日起施行，原《上海工程技术大学印章、介绍信管理和使用办法》（沪工程办﹝2014﹞12号）同时废止。
